FAQ 2018-07-11T15:52:31+00:00

FAQ

Général

Le verbe kunveni signifie rencontrer en espéranto. C’est pourquoi notre application porte ce nom car elle permet d’organiser et d’animer des speed meetings et le but d’un speed meeting est bien de rencontrer les autres participants.

Le but recherché lorsqu’on organise un speed meeting est que les participants fassent connaissance et puissent se présenter les uns aux autres.
Sans KUNVENI, ils repartiront frustrés car ils n’auront pas rencontré tout le monde et, de plus, ils risquent d’avoir rencontré plusieurs fois les mêmes.
L’algorithme d’attribution des tables de KUNVENI résout ces problèmes et vous garantit que, si vous effectuez le nombre de tours de table requis, chacun rencontrera tous les autres une seule fois. Et, si vous décidez de ne pas faire tous les tours de table, il n’est pas possible que deux personnes se soient rencontrées deux fois autour d’une table.

Pour qu’un speed meeting soit réussi, il faut que les participants en repartent satisfaits.

Pour cela plusieurs éléments doivent être réunis :

  • L’accueil doit être agréable et rapide.
  • Les participants doivent savoir tout de suite à quelle table s’installer en premier.
  • Le temps de parole de chacun doit être respecté.
  • La personne qui s’exprime doit savoir facilement combien de temps il lui reste.
  • Il est recommandé de laisser un temps supplémentaire quand tout le monde s’est exprimé pour les questions, explications ou, pourquoi pas, prises de rdv.
  • Les participants doivent savoir sans équivoque et facilement à quelle table s’installer pour le tour suivant.

Et il est crucial que, à la fin du speed meeting, chaque participant ait rencontré autour d’une table chacun des autres une fois exactement, quel que soit le nombre de personnes effectivement présentes.

Utiliser KUNVENI pour organiser et animer un speed meeting vous garantit que tous ces éléments seront réunis et que vos participants repartiront enchantés grâce à vous.

Consultez notre guide “Réussir son speed meeting“.

La finalité d’un speed meeting est de permettre à toutes les personnes présentes d’exposer quelque chose verbalement à chacun des autres participants.

KUNVENI s’occupe de gérer toute la logistique : enregistrement et accueil des participants, gestion des attributions de tables successives, temps de parole, etc. Il vous libère de ces aspects chronophages et stressants car, en cas d’erreur, la réussite du speed meeting serait compromise.

Les domaines d’application sont extrêmement nombreux et variés. Quelques exemples :

OrganisateursParticipantsCe qu’ils vont exposerBut recherché
Associations et clubs de chefs d’entreprise, CCI, CPME, MEDEF, syndicatsChefs d’entreprise, décideurs, responsables commerciauxActivités de leur entreprise, produits, servicesAugmenter le chiffre d’affaires, trouver de nouveaux partenaires
Directeurs commerciauxCommerciaux de l’entrepriseComment ils réussissent et les erreurs qu’ils ont commisesAméliorer leur efficacité
Animateur de réseau de franchisésDirigeants des entreprises franchiséesQui ils sont et quelles sont leurs méthodes pour réussirAugmenter les résultats du réseau
Organisateurs de salons professionnelsVisiteurs du salonLeurs activitésGénérer des relations professionnelles et/ou commerciales
Présidents d’associationMembres de l’associationQui ils sont, leurs motivationsQue tous les membres se connaissent
Sites de rencontre, sociétés facilitatrices de rencontresCélibatairesQui ils sont, quels sont leurs goûts et passions, qui ils recherchentFavoriser ensuite les rencontres en couple lors du cocktail de fin par exemple
Associations de parents d’élèvesParentsLeurs professions, loisirs, sports pratiqués, passe-tempsFavoriser l’entraide entre eux
ProfesseursElèves de la classeLeur passé, leurs aspirations, leurs passe-temps, les sports qu’ils pratiquentSimplement qu’ils fassent rapidement connaissance

 

 

– Application entièrement en ligne, aucune installation nécessaire.
– Outil d’estimation de la durée su speed meeting.
– Constitution de la liste des inscrits par saisie, import ou sélection parmi les contacts.
– Totale liberté dans la façon de nommer les tables.
– Possibilité d’acquérir des jeux de totems pour nommer les tables.
– Personnalisation de l’écran “Timer” qui sera affiché aux participants.
– Accueil des participants par un simple clic.
– Ajout de participants non préalablement inscrits.
– Envoi immédiat d’un SMS leur indiquant leur numéro de participant ainsi que la liste des tables auxquelles ils s’installeront successivement.
– Adaptation en temps réel des tours de table suivant le nombre de personnes présentes.
– Affichage sur écran des attributions de table , du temps de parole restant.
– Diffusion d’un gong pour signaler la fin du temps de parole.
– Possibilité d’ajouter un temps supplémentaire en fin de tour de table pour permettre les questions et prises de rdv.
– Garantie que, quel que soit le nombre effectif de présents, chacun des participants rencontrera chacun des autres.

Lorsque vous achetez un speed meeting, pour effectuer le règlement, vous êtes orienté vers le site sécurisé de Paypal. Il n’est pas nécessaire de disposer d’un compte Paypal pour effectuer le règlement. Quand vous arrivez sur la fenêtre d’identification, cliquez simplement en bas sur le bouton “Payer par carte” puis renseignez le formulaire de paiement comme d’habitude avec les informations de votre carte.

Le site de Paypal est hautement sécurisé.

 

Il se peut que dans votre entreprise ou votre organisation, les règlements par Paypal ou par carte bancaire soient impossibles.

Dans ce cas, envoyez-nous vos coordonnées via le formulaire de contact ou bien appelez nous au 09 72 50 66 50 et indiquez-nous quel speed meeting vous souhaitez acquérir.

Nous vous adresserons une facture proforma afin que vous nous fassiez parvenir un bon de commande. Nous vous enverrons alors par e-mail un code promo à usage unique qui vous permettra d’acquérir gratuitement votre speed meeting. Nous vous adresserons la facture correspondante que vous nous règlerez suivant les modalités habituelles.

 

Proposez des prestations d’organisation et d’animation de speed meetings en utilisant KUNVENI. Suivant le nombre de personnes, les enjeux, les prestations commandées, ces speed meetings pourront vous rapporter de quelques centaines à quelques milliers d’euros à chaque fois.

Avec KUNVENI, les participants, et donc vos clients, seront satisfaits. Ils feront donc systématiquement appel à vous dans l’avenir.

Tout d’abord, en utilisant le code promo “Premier-Speed-Meeting”, votre premier speed meeting organisé et animé avec KUNVENI ne vous coûtera rien.

Pour les suivants, si vous demandez le règlement de frais de participation, il vous suffira de les augmenter très légèrement. En effet, suivant le nombre de personnes, il vous en coûtera entre 0,70 €HT et 1,6 €HT. Et, si vous achetez les speed meetings par pack, ces montants diminuent encore fortement.

Vous préparez votre premier speed meeting avec KUNVENI et vous craignez de rencontrer des difficultés pour son animation par manque de pratique.

KUNVENI
est très facile à utiliser et tout est fait pour vous éviter de rencontrer quelque problème que ce soit en rapport avec son fonctionnement.

Nous savons que, au début, l’animation d’un speed meeting peut être quelque peu stressante car on veut bien sûr que tout soit parfait pour que les participants en repartent satisfaits.

Le numéro non surtaxé 09 72 50 66 50 est à votre disposition si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide.

Avant d’acheter et d’animer votre premier speed meeting avec KUNVENI, vous souhaitez être assuré que c’est bien l’application qu’il vous faut.

Pour cela, vous disposez de deux outils fondamentaux :

La démo vous permet d’accéder aux trois modules composant la solution :

  1. L’application de préparation et de paramétrage du speed meeting.
  2. L’application d’accueil des participants le jour du speed meeting.
  3. L’application “Timer” qui attribue les tables et gère les temps de parole.

Et, de plus, avec le code promo ‘Premier-Speed-Meeting’, le premier speed meeting jusqu’à 49 personnes est gratuit.

Bien entendu. Vous vous conseillons même fortement d’utiliser KUNVENI pour vos prestations d’organisation et d’animation de speed meetings que vous facturez. C’est pour vous un gage de réussite et la garantie que votre client sera pleinement satisfait et fera de nouveau appel à vous dans l’avenir.

Bien que l’usage de notre plateforme soit extrêmement intuitif, nous vous proposons une télé-formation afin que vous soyez parfaitement à l’aise lors de votre premier speed meeting.

Si vous êtes intéressé, n’hésitez pas à utiliser le formulaire de contact pour nous transmettre vos coordonnées afin que nous vous recontactions.

De nouvelles fonctionnalités sont régulièrement ajoutées à KUNVENI. Comme il s’agit d’un application entièrement web, en principe, il n’y a rien à faire pour en profiter.
Sauf que le navigateur Chrome que vous utilisez pour accéder à la plateforme utilise un cache pour améliorer les temps de réponse.

Du coup, si vous organisez un nouveau speed meeting et que vous utilisez le même ordinateur qu’une fois précédente, il se peut que ce soit la précédente version qui s’exécute. Dans le meilleur des cas, vous n’aurez simplement pas accès aux nouvelles fonctionnalités. Mais, il se peut également que cela produise un conflit et que l’application ne fonctionne pas correctement.

Afin d’éviter ce genre de souci, quand vous accédez à nouveau à la plateforme, et que vous lancez une de ses trois applications (préparation, accueil et timer), pensez à appuyer sur Ctrl+F5 pour la recharger.

L’application KUNVENI est entièrement web, c’est à dire qu’il n’y a rien à installer pour l’utiliser.

Cependant, elle utilise des techniques très modernes qui ne fonctionnent souvent correctement qu’avec le navigateur Chrome.

Pour pouvoir utiliser l’application de préparation du speed meeting et l’application Timer, vous devez utiliser Chrome sur un ordinateur sous Windows ou Mac OS.

Pour l’accueil des participants, vous pouvez utiliser un ordinateur sous Windows ou Mac OS, une tablette ou un smartphone, du moment que le navigateur est Chrome.

 

Tous les pays francophones peuvent utiliser KUNVENI pour organiser et animer des speed meetings.
En dehors de France, il suffit de saisir les numéros de mobile des participants en format international.
Par exemple +1nnnnnnnnn au Canada.

Avec Google on peut trouver différents articles qui traitent de tableaux de berger pour speed meeting. Il s’agira le plus souvent de tableaux Excel ou de programmes développés dans un langage comme PHP.
Dans tous les cas, vous devrez passer beaucoup de temps pour comprendre comment les utiliser et les mettre en oeuvre, et vous n’êtes pas sûr du résultat. En particulier, que se passera-t’il s’il y a des absents ou, au contraire, des participants qui n’étaient pas prévus. C’est la pagaille assurée ! Rien de mieux pour mécontenter les participants.

Avec KUNVENI, aucun stress. Dans l’application, vous importez ou vous saisissez la liste des inscrits. Lors du speed meeting, qu’il y ait des absents ou des personnes en plus, aucun problème. L’application s’adapte. Même si des personnes arrivent pendant le speed meeting ! Chacun rencontrera chacun des autres une fois exactement, garantissant ainsi leur satisfaction.

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Préparation du speed meeting

Il est important d’avoir une idée précise de la durée à prévoir pour animer votre speed meeting KUNVENI. Plusieurs paramètres se combinent pour la déterminer :

  • Le nombre de participants et, donc, le nombre de tables.
  • Le temps de parole octroyé à chacun.
  • Le temps supplémentaire que vous laisserez optionnellement à la fin de chaque tour de table.
  • Le temps nécessaire pour que les participants se rendent à la table suivante (60 secondes est une bonne estimation).
  • Un éventuel temps de pause au milieu du speed meeting.

Il est très fastidieux de calculer différentes combinaisons de ces paramètres pour obtenir la durée souhaitée. C’est pourquoi nous avons mis à votre disposition notre outil d’estimation de la durée du speed meeting.

Il vous suffit de faire varier les différents paramètres pour avoir une estimation très précise des durées du premier tour de tables, des suivants, et surtout de la durée totale de votre speed meeting.

Inversement, si vous avez un temps imparti pour votre speed meeting, faites varier les différents paramètres jusqu’à obtenir la durée souhaitée.

Les totems servent à nommer les tables pour que les participants sachent à laquelle s’installer à chaque tour.

Quand vous avez créé votre compte, vous avez la possibilité de créer des listes de noms de table comme vous le souhaitez. Ensuite, quand vous paramétrez un speed meeting, vous indiquez quelle liste de noms vous allez utiliser.

Vous pouvez donc tout à fait créer vos propres totems en y indiquant les noms que vous avez choisis pour vos tables.

Vous pouvez également poser sur les tables des objets dont vous aurez saisi les noms dans une liste. Par exemple : des noms de vin, des logos, des statuettes, etc.

Via la boutique du site, vous pouvez également commander nos totems KUNVENI standards numéros de 1 à 11. Vous pourrez également y commander des totems personnalisés avec un logo, un slogan et des noms de table spécifiques.

Bien sûr que non. Dans la mesure où vous disposez du nombre de totems suffisant pour le nombre de tables de votre nouveau speed meeting, vous pouvez ré-utiliser les jeux de totems déjà en votre possession.
Et, bien entendu, rien de vous empêche d’utiliser un jeu de 11 totems pour un speed meeting de 5 ou 7 tables, ou un jeu de 7 totems pour speed meeting de 5 tables.

Oui, il est indispensable de disposer d’une connexion internet au début du speed meeting, jusqu’à ce que les tours de table soient commencés.

Notre application KUNVENI étant responsive, un smartphone peut parfaitement être utilisé pour enregistrer les arrivants et déclencher l’envoi des SMS contenant les noms des tables successives.

L’application “Timer” ne nécessite pas un débit très important et ne génère pas un gros trafic. Si vous utilisez un ordinateur pour l’afficher sur un écran et pour connecter une sono, si nécessaire, il est donc tout à fait possible d’utiliser la fonction « Point d’accès mobile » d’un smartphone.

Une fois le premier tour de table démarré, sous réserve d’utiliser Chrome pour exécuter l’application “Timer”, une coupure internet ne gênera nullement le bon déroulement du speed meeting.

A la place de tables et de chaises, vous pouvez utiliser, par exemple, des mange-debouts.

Cette solution est cependant à déconseiller dans deux cas :

Lorsque chaque participant à un long temps de parole, le speed meeting durera longtemps et la position debout risque de devenir pénible.
Si vous avez vraiment beaucoup de participants, le nombre de personnes autour de chaque mange-debout les obligera à s’en tenir éloignés.

Oui, vous pouvez inscrire plus de personnes que le nombre maximum de participants au speed meeting pour lequel vous achetez la formule 10-25, 26-49 ou 50-121.
En effet, lors de la plupart des speed meetings, il y a des absents.
Mais, attention, le jour du speed meeting, vous ne pourrez pas pointer plus de participants que la capacité maximum prévue. A moins que vous ne disposiez de tables et de chaises supplémentaires et que vous achetiez un upgrade dans la boutique du site.

Pour pouvoir inscrire de nouveaux participants à un speed meeting, il est indispensable de renseigner la zone “Numéro de mobile”.
En effet, lorsque les participants arriveront à votre speed meeting, après que vous les ayez pointés, ils recevront un SMS leur indiquant le nom des tables auxquelles ils devront successivement s’installer.

Néanmoins, si un participant a oublié son mobile, ou que sa batterie est déchargée, pas de souci. Quand vous l’accueillerez avec l’application KUNVENI, vous cliquerez sur le bouton “Parcours”, ce qui provoquera l’affichage des tables auxquelles il s’installera successivement. Indiquez-lui simplement le nom de la première table. Ensuite, avant chaque nouveau tour de table, grâce à l’application “Timer”, vous afficherez la liste alphabétique des participants avec, pour chacun, le nom de la table suivante.

Consultez également la FAQ “Je ne dispose pas des numéros de mobile des inscrits. Comment faire ?

Si vous ne disposez pas des numéros de mobile des personnes que vous inscrivez à votre prochain speed meeting, ce n’est pas catastrophique, il y a une solution.

Comme cette information est obligatoire, saisissez le numéro 0600000000 lors de l’inscription.

Le jour du speed meeting, avec l’application d’accueil des participants de KUNVENI, lorsque vous “pointerez” un nouvel arrivant, bien sûr il ne recevra pas de SMS lui indiquant les noms de ses tables successives. Après avoir cliqué sur le bouton “Valider” pour enregistrer l’arrivée de cette personne, cliquez sur le bouton “Parcours”. Une fenêtre vous indiquera la liste des tables qui lui sont attribuées. Indiquez lui simplement le nom de la première table afin qu’il sache où s’installer.

Ensuite, après avoir démarré le speed meeting grâce à l’application “Timer”, avant chaque tour de table, cliquez en bas de la fenêtre sur le bouton “PLACEMENT”. L’application affichera alors à l’écran la liste des participants avec, pour chacun d’eux le nom de la prochaine table où il doit se rendre.

Et si un participant arrive pendant qu’un tour de table est en cours, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton “MISE A JOUR” du “Timer” pour qu’il soit pris en compte.

Pour prévoir la durée maximum de votre speed meeting, c’est très simple. Il suffit d’appliquer les règles ci-dessous.

durée tour de table = (nombre de tables * temps de parole) + temps de parole supplémentaire

A cela, il faut ajouter le temps nécessaire pour que les participants changent de table. Prévoyez une minute.

Il peut également être judicieux de prévoir une pause au milieu du speed meeting. Par exemple, 10 mn.

Quelques exemples :

25 personnes, 5 tables de 5, 2 mn de temps parole plus 2 mn de temps supplémentaire :

  • 1 tour de table : (5 * 120) + 120 = 720 secondes.
  • 6 tours de table : 720 * 6 = 4.320 secondes.
  • 5 changements de table : 5 * 60 = 300 secondes
  • Une pause de 10 mn : 600 secondes

Total : 5.220 secondes = 1H27.

49 personnes, 7 tables de 7, 1mn30 de temps parole plus 1mn30 de temps supplémentaire :

  • 1 tour de table : (7 * 90) + 90 = 720 secondes.
  • 8 tours de table : 720 * 8 = 5.760 secondes.
  • 7 changements de table : 7 * 60 = 420 secondes
  • Une pause de 10 mn : 600 secondes

Total : 6.780 secondes = 1H53.

121 personnes, 11 tables de 11, 1mn de temps parole sans temps supplémentaire :

  • 1 tour de table : 11 * 60 = 660 secondes.
  • 12 tours de table : 720 * 8 = 7.920 secondes.
  • 11 changements de table : 11 * 60 = 660 secondes
  • Une pause de 10 mn : 600 secondes

Total : 9.180 secondes = 2H33.

Pour être plus proche de la réalité, il faut tenir compte du nombre réel de participants présents. En effet, si le premier tour nécessitera toujours le temps calculé ci-dessus, en cas d’absents, la durée des tours suivants sera minorée car il y aura moins de personnes par table.

Nombre de personnes par table en fonction du nombre de participants effectifs :

De 11 à 15 : 3 personnes par table
De 16 à 20 : 4 personnes par table
De 21 à 25 : 5 personnes par table
De 26 à 28 : 4 personnes par table
De 29 à 35 : 5 personnes par table
De 36 à 42 : 6 personnes par table
De 43 à 49 : 7 personnes par table
De 50 à 55 : 5 personnes par table
De 56 à 66 : 6 personnes par table
De 67 à 77 : 7 personnes par table
De 78 à 88 : 8 personnes par table
De 89 à 99 : 9 personnes par table
De 100 à 110 : 10 personnes par table
De 111 à 121 : 11 personnes par table

Exemple : un speed meeting prévu pour 49 personnes (7 tables de 7) mais avec uniquement 40 participants présents, 1mn30 de temps de parole et 1mn30 supplémentaire.

1er tour : (7 * 90) + 90 = 720 secondes.
Chacun des 7 tours suivants : (6 * 90) + 90 = 630 secondes.

Avec les 7 temps de changement de table et la pause de 10 mn : 6.150 secondes = 1H43.

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Animation du speed meeting

Si le nombre de personnes prévues pour votre speed meeting est inférieur au maximum pouvant participer (25, 49 ou 121), pas de problème. Dans l’application d’accueil des arrivants de KUNVENI, cliquez sur “Ajouter un participant” et enregistrez le. Il recevra comme les autres par SMS la liste des tables auxquelles il s’installera successivement.
Si le nombre d’inscrits est égal ou supérieur au nombre maximum, vous pouvez quand même ajouter cette personne. En effet, il y aura probablement un ou plusieurs inscrits qui ne viendront pas.

Dans la fenêtre de l’application d’accueil des arrivants de l’application KUNVENI, après avoir enregistré son arrivée, cliquez sur le bouton “Parcours” afin d’afficher la liste des tables auxquelles il s’installera. Indiquez-lui simplement la nom de la prémière.

Ensuite, avant chaque tour de table, en cliquant sur le bouton “Placement” de l’application “Timer”, vous afficherez à l’écran les noms de participants avec pour chacun d’eux le nom de la table à laquelle ils doivent maintenant s’installer.

 

Utilisez l’application “ACCUEILLIR VOS PARTICIPANTS” et cliquez sur le bouton “ACCUEILLIR” sous son nom afin qu’il reçoive le SMS avec son numéro de participants et les noms des tables successives.
Il attendra la fin du tour de table en cours et s’installera à la table correspondant au tour suivant.

IMPORTANT : n’oubliez pas de cliquer sur le bouton “MISE A JOUR” en bas de l’écran du “Timer” avant d’afficher les placements afin que ce nouveau participant soit pris en compte.

Vous avez acheté et préparé un speed business meeting KUNVENI pour 25 ou 49 personnes au maximum. Des personnes non inscrites se présentent le jour du speed meeting et vous souhaitez qu’ils puissent participer mais cela provoquera un dépassement du nombre maximum de personnes prévues. Que faire ?

Pour un meeting de 25 personnes, vous aviez prévu 5 tables avec 5 chaises et 5 totems. Avez-vous 7 tables avec 7 chaises et 7 totems disponibles ?
Pour un meeting de 49 personnes, vous aviez prévu 7 tables avec 7 chaises et 7 totems. Avez-vous 11 tables avec 11 chaises et 11 totems disponibles ?

Si la réponse est oui, pas de problème : connectez-vous sur la boutique Kunveni et achetez l’upgrade correspondant, revenez sur l’application d’accueil des participants et rechargez la page. Vous pouvez maintenant accueillir les participants supplémentaires.

Si ce n’est pas le cas, vous pouvez appliquer une solution de secours. Vous demanderez aux quelques personnes en trop de s’installer à la table de leur choix avant chaque nouveau tour de table. Vous paramétrerez un temps de parole supplémentaire qu’ils utiliseront pour se présenter pendant que, aux autres tables, les participants l’utiliseront comme d’habitude pour poser des questions, donner des explications ou prendre des rdv.

Vous aviez acheté un speed meeting KUNVENI pour 26 à 49 personnes, ou pour 50 à 121 personnes et, finalement, il y a beaucoup d’absents et vous êtes moins de 26 ou moins de 50. Que faire ?

Vous pouvez ne rien faire mais, dans ce cas, à partir du second tour vous aurez des tables avec peu de personnes, ce qui n’est ni agréable, ni efficace.

Dans ce cas de figure, il est bien préférable de passer à la configuration inférieure avant le début du speed meeting. Pour cela, vous disposez d’un bouton dans l’application d’accueil des participants : “Le quota minimum de personnes présentes n’a pas été atteint ? Vous pouvez passer sur un type de speed meeting inférieur “.
Si vous aviez déjà accueilli des participants, il recevront automatiquement un nouveau SMS leur indiquant les nouvelles tables auxquelles ils s’installeront successivement.
Et, comme il vous le sera rappelé, vous devrez cliquer sur le bouton de mise à jour pour que l’application prenne en compte la nouvelle configuration.

Au début du SMS que reçoivent les participants lors de leur arrivée, en plus de la liste des tables successives, est indiqué leur numéro d’ordre d’inscription. C’est ce numéro qui sert à déterminer la personne qui parlera en premier.

Avant chaque tour de table, en bas à gauche de l’écran “Timer” de KUNVENI, se trouve une flèche orientée alternativement vers le haut et vers le bas. Il vous suffit donc de consulter cette flèche et d’indiquer aux participants que c’est celui qui a le numéro le petit, ou le plus grand suivant le cas, qui parlera en premier.

Mais, bien entendu, vous pouvez fixer vos propres règles. Par exemple : numéro pair le plus petit ou le plus grand, numéro le plus proche de 10 en montant, le plus proche de 20 en descendant.

Non, les participants ne s’installeront pas à toutes les tables.
Le premier arrivé ne changera jamais de table.
Les suivants à la même table changeront après le premier tour puis ne bougeront plus.
Les autres peuvent avoir à s’installer plusieurs fois à la même table, même successivement.

Pourtant, à la fin du speed meeting, grâce à l’algorithme d’attribution des tables de KUNVENI, chacun aura rencontré chacun des autres une seule fois.

Pour que chaque participant rencontre chacun des autres, il faut obligatoirement faire faire le nombre de tours de table requis par KUNVENI :

  • 6 pour 10 à 25 personnes (5 tables)
  • 8 pour 26 à 49 personnes (7 tables)
  • 12 pour 50 à 121 personnes (11 tables)

Si vous n’avez pas le temps de faire faire tous les tours de table, des personnes ne se rencontreront pas, ce qui est vraiment dommage. Mais, au moins, vous êtes assuré que deux personnes ne se seront pas rencontrées deux fois.

Vous allez recevoir plus 50 personnes dans votre speed meeting. Vous avez donc choisi la formule 50-121 personnes qui nécessite 11 tables.

Voici nos conseils pour que tout se passe comme prévu, c’est à dire que chaque participant puisse rencontrer une fois exactement chacun des autres et que la durée prévue soit respectée.

Tout d’abord, il vous faudra 11 tables et autant de chaises que de participants.

Pour le premier tour, les 11 premiers participants iront à une même table, les 11 suivants à une seconde table, et ainsi de suite. Donc, par exemple, si vous avez 75 participants, au premier tour, vous aurez 6 tables de 11 personnes et une table de 9 personnes. Pour les tours suivants, il y aura 9 tables de 7 personnes et 2 tables de 6 personnes.
Aussi, vos tables doivent être suffisamment grandes pour que 11 personnes puissent s’installer autour. A la fin du premier tour, si vous n’avez pas prévu suffisamment de chaises autour des 11 tables, vous devrez en déplacer quelques unes.

Bien qu’il faille très peu de temps pour accueillir les participants avec l’application KUNVENI, le temps total pour que chaque participant soit validé peut prendre un temps relativement important, surtout lorsque des personnes qui ne s’étaient pas inscrites auparavant se présentent et qu’il faut les ajouter.

ATTENTION : vous ne devez utiliser l’application d’accueil des participants que sur un seul appareil (ordinateur, mobile ou tablette).

Pour pouvoir accueillir les participants au fur et à mesure de leur arrivée, il est impératif de se positionner juste à l’entrée de la salle et de ne les laisser pénétrer qu’après qu’ils aient été pointés et qu’ils aient reçu le SMS avec leur attribution de tables.
Sinon, vous risquez qu’un grand nombre de personnes se rendent compte au moment de démarrer le speed meeting qu’elles ne se sont pas enregistrées et qu’elles ne savent pas où s’installer.
C’est la garantie absolue de démarrer en retard et de provoquer l’insatisfaction de ceux qui sont déjà installés et vont devoir attendre.

Avant de démarrer les tours de table, pensez à utiliser l’outil d’estimation de la durée du speed meeting pour paramétrer la durée de temps de parole de chacun ainsi que l’éventuel temps supplémentaire afin de vous assurer de terminer à l’heure prévue.

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Aide

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Refermez la fenêtre placement, cliquez en bas sur le bouton “MISE A JOUR” puis sur le bouton “PLACEMENT” : la personne s’y trouve bien maintenant.

Lorsque vous accueillez les participants à votre speed meeting avec l’application KUNVENI, ils reçoivent normalement un SMS leur indiquant les noms des tables auxquelles ils devront s’installer successivement. Si les mobiles des participants ne se connectent pas au réseau, ils ne les recevront pas. Comment faire alors ?

Lorsque vous “pointez” un nouvel arrivant avec l’application d’accueil de KUNVENI, après avoir cliqué sur le bouton “Valider” pour enregistrer l’arrivée de cette personne, cliquez sur le bouton “Parcours”. Une fenêtre vous indiquera la liste des tables qui lui sont attribuées. Indiquez lui simplement le nom de la première table afin qu’il sache où s’installer.
Ensuite, quand vous démarrerez le speed meeting grâce à l’application “Timer”, avant chaque tour de table, cliquez en bas de la fenêtre sur le bouton “PLACEMENT”. L’application affichera alors à l’écran la liste des participants avec, pour chacun d’eux le nom de la prochaine table où il doit se rendre.
Et si un participant arrive pendant qu’un tour de table est en cours, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton “MISE A JOUR” du “Timer” pour qu’il soit pris en compte.

Dans l’application timer, en cliquant sur le bouton “Placements” avant de débuter un nouveau tour de table, la liste des participants s’affiche avec, pour chacun d’eux le nom de la prochaine table à laquelle ils doivent s’installer. Ces informations peuvent apparaître tronqués en haut et en bas de chaque case.

Cette anomalie se produit lorsque la taille des textes paramétrée est supérieure à 100 %. Pour y remédier, faites un clic droit sur le bureau de Windows, cliquez sur “Paramètres d’affichage” puis sélectionnez 100 % pour le paramètre “Mise à l’échelle et disposition”.

Quand j’importe la liste des inscrits à mon futur speed meeting dans l’application de préparation de KUNVENI, j’obtiens un message d’erreur m’indiquant qu’une adresse e-mail existe déjà. Pourtant je ne la vois pas dans ceux qui sont déjà enregistrés.

Au fur et à mesure que vous inscrivez des personnes dans vos différents speed meetings, vous constituez automatiquement votre base de contacts. L’adresse e-mail rejetée a peut-être déjà utilisée dans un précédent speed meeting. Ou vous l’avez déjà enregistrée dans celui-ci puis retirée.
Deux personnes ne peuvent pas être enregistrées avec la même adresse e-mail. Or, il arrive que plusieurs personnes d’une même entreprise s’inscrivent avec une adresse générique.
Pour savoir qui a déjà utilisé une adresse, dans l’application de préparation des speed meetings, dans le menu de gauche, cliquez sur “Contacts” puis saisissez la dans la zone de recherche.
Pour inscrire les personnes ayant spécifié une adresse déjà enregistrée, vous pouvez utiliser leur adresse e-mail personnelle. Sinon, il est tout à fait possible d’utiliser une adresse e-mail qui n’existe pas encore.

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