Vous allez recevoir plus 50 personnes dans votre speed meeting. Vous avez donc choisi la formule 50-121 personnes qui nécessite 11 tables.
Voici nos conseils pour que tout se passe comme prévu, c’est à dire que chaque participant puisse rencontrer une fois exactement chacun des autres et que la durée prévue soit respectée.
Tout d’abord, il vous faudra 11 tables et autant de chaises que de participants.
Pour le premier tour, les 11 premiers participants iront à une même table, les 11 suivants à une seconde table, et ainsi de suite. Donc, par exemple, si vous avez 75 participants, au premier tour, vous aurez 6 tables de 11 personnes et une table de 9 personnes. Pour les tours suivants, il y aura 9 tables de 7 personnes et 2 tables de 6 personnes.
Aussi, vos tables doivent être suffisamment grandes pour que 11 personnes puissent s’installer autour. A la fin du premier tour, si vous n’avez pas prévu suffisamment de chaises autour des 11 tables, vous devrez en déplacer quelques unes.
Bien qu’il faille très peu de temps pour accueillir les participants avec l’application KUNVENI, le temps total pour que chaque participant soit validé peut prendre un temps relativement important, surtout lorsque des personnes qui ne s’étaient pas inscrites auparavant se présentent et qu’il faut les ajouter.
ATTENTION : vous ne devez utiliser l’application d’accueil des participants que sur un seul appareil (ordinateur, mobile ou tablette).
Pour pouvoir accueillir les participants au fur et à mesure de leur arrivée, il est impératif de se positionner juste à l’entrée de la salle et de ne les laisser pénétrer qu’après qu’ils aient été pointés et qu’ils aient reçu le SMS avec leur attribution de tables.
Sinon, vous risquez qu’un grand nombre de personnes se rendent compte au moment de démarrer le speed meeting qu’elles ne se sont pas enregistrées et qu’elles ne savent pas où s’installer.
C’est la garantie absolue de démarrer en retard et de provoquer l’insatisfaction de ceux qui sont déjà installés et vont devoir attendre.
Avant de démarrer les tours de table, pensez à utiliser l’outil d’estimation de la durée du speed meeting pour paramétrer la durée de temps de parole de chacun ainsi que l’éventuel temps supplémentaire afin de vous assurer de terminer à l’heure prévue.
